Das DokumentenManagementSystem DMS verwaltet und archiviert alle aufbewahrungspflichtigen Daten, die während des gesamten Geschäftsprozesses generiert werden und bildet die Basis für Workflowmanagement.
DMS Aufgaben und Funktionen:
Erfassung und Archivierung von
- CI- und NCI-Dokumenten, MS Office-Dokumenten, E-Mails u.a.
- CI-Dokumente (coded information) systemseitig generierte Dokumente
- NCI-Dokumente (non coded information) belegbehaftete Dokumente, die via Scannung archiviert werden (Weisspost, etc.)
- Geschäftskorrespondenz (Weisspost)
- Elektronische Post (E-Mails)
Vorteile durch den Einsatz von DMS:
- Kostenreduktion
- Geringerer Raumbedarf
- kürzere Zugriffszeiten auf die Dokumente
- schnellere Ablage der Dokumente
- u.U. schlankere Ablauforganisation
- Qualitätssteigerung
- zeitnähere Auskunftsfähigkeit
- Vorgangsbearbeitung (Blick auf's Ganze)